Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) baru-baru ini melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip yang dianggap sudah tidak lagi memiliki nilai guna. Pemusnahan arsip ini dilakukan sebagai langkah untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen fisik yang menumpuk dan untuk menciptakan sistem administrasi yang lebih efisien serta terintegrasi dengan teknologi digital.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menegaskan pentingnya kegiatan ini guna menjaga agar hanya arsip yang relevan yang tersimpan. “Pemusnahan arsip memang diperlukan, karena jika dokumen yang tidak lagi diperlukan terus disimpan, akan menambah beban bagi OPD. Dengan pemusnahan, kami bisa memastikan bahwa hanya dokumen yang penting yang akan ada di arsip kami,” ungkap Rasman.
Proses pemusnahan difokuskan pada arsip-arsip fisik dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas. Banyak dari arsip tersebut sudah memenuhi kriteria untuk dimusnahkan karena telah berusia lebih dari sepuluh tahun. Namun, Rasman menjelaskan bahwa data yang dianggap penting tetap disimpan dalam bentuk digital, untuk mempermudah akses dan memenuhi kebutuhan administratif dan hukum. “Dengan digitalisasi, kami dapat memastikan bahwa dokumen penting tetap aman dan mudah diakses meskipun fisiknya sudah dimusnahkan,” jelasnya.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan prosedur yang ketat dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Setiap arsip yang akan dimusnahkan harus melalui proses seleksi untuk memastikan bahwa hanya arsip yang sudah tidak relevan yang dihapus. Rasman juga memastikan bahwa langkah ini tidak akan mengganggu kinerja OPD. “Kami sangat selektif dalam memilih arsip yang akan dimusnahkan, dan pemusnahan dilakukan dengan cara yang benar agar tidak mengganggu kelancaran administrasi,” tambahnya.
Dengan pemusnahan arsip yang telah terintegrasi dengan digitalisasi, Dispora Kaltim berharap dapat menciptakan sistem penyimpanan dokumen yang lebih efisien dan mudah diakses. Digitalisasi memungkinkan data penting tetap aman tanpa harus bergantung pada ruang penyimpanan fisik yang terbatas. “Proses digitalisasi ini sangat membantu dalam menciptakan administrasi yang lebih modern, lebih cepat, dan lebih efisien,” ungkap Rasman.
Langkah ini juga diharapkan dapat memberikan ruang yang lebih besar untuk penyimpanan dokumen-dokumen baru yang lebih relevan dan mendukung kebutuhan administrasi yang terus berkembang. Dengan sistem digital yang lebih baik, Dispora Kaltim berkomitmen untuk terus meningkatkan efisiensi kerja dan kualitas layanan publik. Rasman menegaskan, “Kami ingin memastikan bahwa Dispora Kaltim semakin siap dengan administrasi yang modern dan terkelola dengan baik.”
